Автоматизация процессов event-компании: кейс внедрения Битрикс24

Кейс

Автоматизация процессов event-компании: кейс внедрения Битрикс24

О кейсе

Что важно для компании, занимающейся организацией мероприятий?

Требуется единая система, которая объединит работу всех подразделений и позволит контролировать каждый проект: от предварительной оценки и подготовки коммерческого предложения до проведения мероприятия и согласования договоров.

О заказчике

ООО "Синетикс" — креативное агентство событийного продюсирования, которое создаёт яркие, продуманные и эффективные проекты. В команде компании насчитывается более 15 сотрудников, которые участвуют в разработке, подготовке и реализации мероприятий.

Краткое резюме:

В Битрикс24 создали единую систему управления мероприятиями, объединив сделки, задачи, файлы и договоры. Автоматизация обеспечила прозрачный контроль подготовки и проведения каждого проекта.

Проблемы заказчика

Отсутствие единой системы контроля

Задачи, файлы, договоры и информация по мероприятиям были разрозненны, из-за чего было сложно контролировать ход проектов и отслеживать статусы договоров с заказчиками и подрядчиками.

Уникальный сценарий каждого проекта

Мероприятия различались по составу работ, срокам и участникам. Поэтому использовать единый заданный сценарий реализации и универсальный перечень задач было невозможно.

Большое количество участников

К работе над мероприятием могли подключаться сотрудники разных подразделений. Им требовался оперативный доступ к задачам, файлам и истории обсуждений по проекту.

Потеря истории согласований

Договор мог неоднократно возвращаться на доработку. Поэтому было важно сохранять все версии документов, а также комментарии сотрудников к каждой из них.

Задание

Оцифровать подготовку и реализацию мероприятий, разделив работу с прямыми запросами, тендерами и действующими проектами
Объединить сделки, задачи и файлы по одному мероприятию в единое пространство
Сделать процессы согласования и контроля договоров
Предоставить полную информацию ходу выполнения каждого мероприятия

Как реализовано

Управление проектами

1. разные воронки для разных направлений

Настроены воронки, в которых отражается весь путь проекта — от предварительной оценки запроса или участия в тендере до подготовки и проведения мероприятия.

2. Автоматическое создание проектной группы

При переходе сделки на определенный этап автоматически создается отдельная рабочая группа.

В нее добавляются все сотрудники, которые могут участвовать в подготовке мероприятия.

3. Хранение файлов и быстрый доступ из сделки

На диске проектной группы автоматически создаются папки для рабочих файлов.

В карточке сделки сохраняются ссылки на диск и задачи проекта. Благодаря этому сотрудники и руководитель могут быстро перейти ко всем материалам мероприятия.

Работа с договорами

1. Отдельные смарт-процессы

Для работы с договорами в Битрикс24 созданы два отдельных смарт-процесса.

В карточке каждого документа хранятся его номер, даты, сведения о контрагенте, ответственный сотрудник, файлы и другая необходимая информация.

2. Привязка договоров к сделке

Каждый договор связывается с конкретной сделкой.

Открыв сделку, можно увидеть полный список договоров по нему и проверить, на каком этапе находится каждый документ.

3. Сохранение истории согласования

Все версии договоров, включая документы, возвращенные на доработку, сохраняются на диске проектной группы.

Это позволяет в любой момент восстановить историю согласования, сравнить версии файлов и просмотреть ранее оставленные комментарии.

Воронка Pre-Sale

Туннели (переходы между воронками)

Быстрый доступ к рабочей группе и файлам по ссылке из карточки сделки

СП "Договора с подрядчиками"

БП "Создание проектной группы"

Что по итогу?

Единое пространство для мероприятий

Сделки, задачи, рабочие файлы, обсуждения и договоры объединены в Битрикс24

Автоматическое создание группы

Автоматически создаются рабочая группа, проектный диск и структура папок. Команда может сразу приступать к работе

Вся информация доступна из сделки

Из карточки мероприятия можно открыть задачи, рабочие файлы и связанные договоры

Договоры под контролем

По каждому договору виден текущий этап согласования. Отклоненные версии и комментарии сохраняются, поэтому история работы с документами не теряется.

Сохраняется гибкость работы

Повторяющиеся действия автоматизированы, а уникальные этапы мероприятия остаются под управлением ответственного сотрудника.

Все под контролем у руководителя

Полная прозрачность — от поступления проекта до его реализации, подписания документов и получения оплаты.

Нужна автоматизация работы event-компании?

Оставляйте контакты!

CRM-форма появится здесь

Наши контакты

г. Ставрополь, ул. Пирогова 15/2, офис. 324

+7 (8652) 99-23-50

sales@oneweb.pro