Контроль соблюдения сроков в CRM

Кейс

Контроль соблюдения сроков сотрудниками

О кейсе

Контроль работы сотрудников на портале Битрикс24 каждая компания осуществляет по-разному. Постановка задач с крайним сроком, создание дел, роботы-напоминания, детальное описание регламента работы того или иного процесса…
Однако, контролировать работу (особенно с соблюдением сроков) необходимо по-прежнему вручную, тратя время других сотрудников компании или привлекая специалистов со стороны.
Как же автоматизировать контроль и проверку работы сотрудников? Как мотивировать их соблюдать регламенты и крайние сроки?
Для этого был разработан Смарт-процесс (СП) «Потерянные сроки».

Задание

У компании есть жестко прописанные сроки выполнения различных заданий и время нахождения Лида/Сделки/СП на определенных этапах воронок.
Необходимо:

Отслеживать факт нарушения срока по каждому критичному заданию/этапу;

Запрашивать у сотрудника объяснение по каждому факту нарушения сроков;

Запрашивать у руководителя сотрудника решение по факту нарушения (обоснованно ли было нарушение срока) исходя из объяснения сотрудника;

Дать доступ отделу кадров ко всем случаям необоснованного нарушения сроков.

Как реализовано

Создан Смарт-процесс (СП) «Потерянные сроки» с привязкой ко всем элементам CRM;
Расставлены активити по созданию СП «Потерянных сроков» на каждом критическом этапе воронок Лидов/Сделок/других Смарт-процессов и для каждого критичного задания с учетом крайних сроков;
В СП «Потерянные сроки» записывается стадия воронки, на которой зафиксировано нарушение, либо название задания, ссылка на элемент CRM или на задание, а также дата фиксации нарушения;
После создания СП «Потерянные сроки» у ответственного за задание/элемент CRM запрашивается объяснение в виде комментария о причинах нарушения срока. Если за 6 часов сотрудник не дает объяснение – этот этап пропускается;
Руководителю предоставляется информация по инциденту – по какому элементу CRM/заданию, кто ответственный, какой комментарий дал ответственный. Далее руководитель принимает решение, обоснованно ли сотрудник нарушил срок;
Если руководитель считает, что срок нарушен необоснованно – в отдел кадров приходит уведомление о новом факте нарушения сроков и ставится задача по фиксации нарушения в листе нарушений.

Что по итогу?

Корректная фиксация нарушений

Так как каждое нарушение фиксируется в Битрикс24 автоматически, то нет шансов того, что тот или иной случай нарушения будет «пропущен» проверяющими, отсутствует человеческий фактор в фиксации нарушений

Универсальность метода

СП «Потерянные сроки» можно применять где угодно – в Лидах, Сделках, других Смарт-процессах, и даже в Бизнес-процессах (с определенными ограничениями)

Автоматизация запроса объяснения от сотрудника

От сотрудника требуется заполнить лишь одно поле с объяснением. При этом и ему, и руководителю, видна вся информация о нарушенном этапе/задании

Автоматизация проверки инцидента

Руководителю нужно лишь нажать одну из двух кнопок в задании - «Обоснованно» или «Необоснованно». При необходимости он может оставить свой комментарий, который увидят специалисты отдела кадров

Хранение нарушений

Можно при помощи стандартных фильтров Битрикс24 проверить все нарушения за определенный период, выбрать нарушения конкретного сотрудника, увидеть объяснение по инциденту и так далее

Анализ узких мест в работе

При помощи этого Смарт-процесса можно выявить, на каких этапах воронки или по каким заданиям сотрудники совершают нарушения чаще всего, и откорректировать крайние сроки по ним

Интересно?

Оставляйте контакты!

CRM-форма появится здесь

Наши контакты

г. Ставрополь, ул. Пирогова 15/2, офис. 324

+7 (8652) 99-23-50

sales@oneweb.pro