Кейс
Согласование отсутствия на рабочем месте
О кейсе
Раньше достаточно было сотруднику уйти на больничный — и процессы начинали буксовать: задачи висели на невидимке, клиенты не получали ответов, а вы тратили время на пожаротушение.
Теперь любое отсутствие — от часа до месяца — проходит через единый процесс в Битрикс24: всё согласовано, всем известно, ничего не срывается.
Задание
- Сделать систему оповещения об отсутствии сотрудника для всей компании;
- Продумать согласование не только длительных отсутствий (отпуск, больничный), но и краткосрочных;
- Отображать отсутствие сотрудника в Битрикс24;
- Ставить задачи ответственным лицам (бухгалтерии, отделу кадров) для фиксации отсутствия в табель;
- Возможность предупредить конкретных сотрудников об отсутствии (например, логиста об отсутствии водителя).
Как реализовано
- В Битрикс24 настроен единый процесс, доступный каждому сотруднику в компании.
- Сотрудник указывает точные даты и время отсутствия, причину (отпуск, больничный, личное и т.д.), к кому обращаться в его отсутствие и оставляет комментарий для руководителя.
- Руководитель получает запрос и за пару кликов согласовывает или отклоняет отсутствие. В случае отказа — поясняет причину, и сотрудник сразу видит обратную связь.
- Если всё согласовано — система автоматически:
✔️ обновляет статус сотрудника в графике и делает его отсутствие видимым для всей компании,
✔️ отправляет персонализированные уведомления тем, кто зависит от этого сотрудника (например, логисту — о том, что водитель будет недоступен),
✔️ создаёт параллельные задачи для HR и бухгалтерии — чтобы табель и зарплата были рассчитаны точно и в срок,
✔️ за час до начала отсутствия публикует в общий чат сообщение от имени сотрудника с датами, причиной и контактами замещающего.
Что по итогу?
Все видят, кто и когда недоступен
Коллеги мгновенно узнают об отсутствии: через общий чат или ленту новостей, персональные уведомления или даже обязательное ознакомление — особенно если речь о критически важных сотрудниках (например, бухгалтерия — о недоступности руководителя 1С, производство — о дизайнере).
Единая точка входа
Больше никаких согласований в чатах, по телефону или «на словах». Сотрудник запускает процесс отсутствия в один клик — даже с мобильного, даже в экстренной ситуации.
Автоматическое отражение в системе
Отпуск или больничный сразу появляются в графике и профиле сотрудника — статус «отсутствует» виден всем в Битрикс24.
Управленческая аналитика по отсутствиям
Каждый случай фиксируется в системе: кто, когда, по какой причине и сколько ждал согласования. Это позволяет быстро находить аномалии — например, сотрудника, который часто отпрашивается, или руководителя, который задерживает согласования.
Гибкость под бизнес-процессы
Для ключевых ролей можно настроить многоуровневое согласование — с участием не только прямого руководителя, но и других ответственных лиц.
Хотите, чтобы отсутствие сотрудника не сбивало процессы?
Оставляйте контакты!
— Бесплатные Сайты и CRM.