Кейс
Согласование отсутствия на рабочем месте
О кейсе
А если сотруднику необходимо отлучиться (неважно, по какой причине) – как сообщить всем об этом? Писать в общий чат компании? Делать почтовую рассылку? Договариваться с коллегами, чтобы подменили?
Для комплексного решения этой проблемы можно использовать Смарт-процесс «Отсутствие на рабочем месте».
Задание
- Сделать систему оповещения об отсутствии сотрудника для всей компании;
- Продумать согласование не только длительных отсутствий (отпуск, больничный), но и краткосрочных;
- Отображать отсутствие сотрудника в Битрикс24;
- Ставить задачи ответственным лицам (бухгалтерии, отделу кадров) для фиксации отсутствия в табель;
- Возможность предупредить конкретных сотрудников об отсутствии (например, логиста об отсутствии водителя).
Как реализовано
- Создан Смарт-процесс (СП) «Отсутствие на рабочем месте»;
- Все сотрудники компании могут запускать этот процесс;
- Обязательные поля – срок отсутствия (с какого/по какое), кто будет замещать, причина отсутствия, комментарий;
- После заполнения полей руководителю сотрудника необходимо ознакомиться с просьбой об отсутствии и принимает решение о согласовании;
- Если руководитель не согласовывает – то указывает в комментарии причину, а сотруднику приходит уведомление об отказе и указанная причина;
- В случае же успешного согласования сотруднику приходит соответствующее уведомление;
- Также по заданным условиям заранее уведомляются отдельные сотрудники компании;
- Далее ставятся задачи в отдел кадров и в бухгалтерию. Задачи выполняются параллельно процессу, не мешая его выполнению;
- В график отсутствия заносится информация об отсутствии сотрудника, даты отсутствия и его тип, в зависимости от указанной сотрудником причины;
- За 1 час до начала отсутствия в ленту компании создается новость от имени сотрудника с указанием дат, причины отсутствия и замещающих лиц.
Что по итогу?
Каждый сотрудник будет знать об отсутствии
При необходимости можно не только создавать новость в ленте, но и делать личное уведомление, и даже ознакомление других сотрудников
Уведомление об отсутствии критически важных сотрудников
Так, бухгалтерия будет знать об отсутствии руководителя отдела 1С, руководитель отдела производства – об отсутствии дизайнера, и так далее
Единая система заявок отсутствия на работе
Руководителю не нужно согласовывать отпуска или отсутствия в мессенджерах/чатах/личной беседе, а сотрудник может запускать процесс даже с мобильного телефона в случае экстренной необходимости
Отображение в графике
Отсутствие автоматически заносится в соответствующий график, а отпуска отмечаются в карточке профиля сотрудника
Хранение и анализ всех отсутствий
Каждое отсутствие сохраняется в Битрикс24 – виден его результат, дату, кто запустил. Это позволяет выявить, кто отпрашивается больше всех в компании, почему сотруднику долго не согласовывали отпуск, и так далее
Гибкость в согласовании
Для определенных сотрудников или целых отделов можно запрашивать согласование не только у непосредственного руководителя, но и у других сотрудников, в различных вариантах – параллельно, последовательно, через голосование
Интересно?
Оставляйте контакты!
— Бесплатные Сайты и CRM.