Кейс
Согласование тарифов для транспортных компаний
О кейсе
Для решения этой проблемы мы разработали Смарт-процесс «Согласование тарифов»!
Проблемы заказчика
Нет единой системы согласования тарифов для клиента
Менеджер созванивается с необходимыми по заявке клиентам филиалами, отсылает файл заявки, уточняет сроки и текущий статус просчета, и осуществляет прочие операции вручную, что занимает очень много времени
Отсутствие контроля над согласованием
Ни руководитель менеджера, ни сам менеджер не знают, на каком этапе та или иная заявка от клиента, из-за чего происходит потеря клиента и нет понимания текущей загруженности и эффективности менеджера
Очень большая нагрузка на отдел логистики
Отдел просчитывает логистические затраты по каждой поданной менеджером заявки по каждому из городов отдельно, что создает геометрически возрастающую нагрузку на сотрудников отдела
Невозможность быстрого обсуждения подаваемого тарифа
Если менеджер замечает несоответствие в подсчетах филиалов, то вынужден заново прозванивать в каждый филиал, а после тратить время на повторный просчет и перепроверку
Невозможность быстрого обсуждения подаваемого тарифа
Если менеджер замечает несоответствие в подсчетах филиалов, то вынужден заново прозванивать в каждый филиал, а после тратить время на повторный просчет и перепроверку
Задачи
- Создать единую общую систему для согласования тарифов по перевозкам для указанных менеджером филиалов
- Обеспечить контролирование менеджером всего процесса согласования тарифов по всем указанным филиалам
- Организовать работу отдела АТП для быстрой отработки по каждому из согласований с разграничением по местоположению клиента
- В случае возникновения ошибок или несоответствий менеджер должен иметь возможность быстро собрать общий созвон со всеми участниками процесса и отправить тариф на финальное согласование всем участникам
- Обеспечить быстроту выполнения процесса для более быстрой работы менеджера и согласующих
Как реализовано
Единый процесс согласования тарифов
- Для менеджеров всех филиалов создан один процесс по согласованию тарифов для клиентов;
- Определены единые правила заполнения полей;
- Написан и закреплен регламент работы со Смарт-процессом через приложение из Маркетплейса;
- Настроены права доступа для предотвращения редактирования полей после запуска Смарт-процесса;
- Для каждого этапа согласования установлены свои временные рамки, для отслеживания факта нарушения используется Контроль соблюдения сроков.
Единое согласование для всех филиалов
- Менеджер в головном Смарт-процессе указывает руководителей нужных клиенту филиалов;
- Битрикс24 автоматически запускает для каждого филиала отдельный процесс согласования тарифа;
- Руководитель филиала (сам либо через делегирование на подчиненного сотрудника) заполняет значения по тарифу и передает в Битрикс24 файл с расчетами;
- Менеджер собирает все полученные отчеты и консолидирует в единый документ.
Использование стандартного мессенджера Битрикс24
- Для сбора всех участвующих филиалов и отдела логистики для обсуждения несоответствий тарифа менеджер в Смарт-процессе создает событие в Календаре компании Битрикс24, где уже указаны все участники согласования;
- Далее в Смарт-процессе либо в событии в Календаре сотрудник нажимает кнопку звонка и автоматически создается видеовстреча на всех указанных сотрудников.
Просмотр всех согласований в одном месте
- Менеджер видит согласования по всем филиалам, на какой они стадии и их результат;
- Аналогично менеджер видит информацию по согласованию отделом логистики
- Руководитель видит все процессы согласования, и может детально увидеть прогресс по каждому из них.
Отдельное согласование для логистики
- Создан отдельный Смарт-процесс для отдела логистики, в который попадает уже консолидированный менеджером тариф с учетом всех участвующих филиалов;
Настроено разграничение просчета тарифов внутри МСК и за его пределами на разных сотрудников отдела для снижения нагрузки.
Что по итогу?
Ускорение работы менеджера на 90%
Общие затраты времени на согласование тарифа уменьшились на 50%
Время на подачу согласованного тарифа для клиента сократилось на 70%
Нагрузка на отдел логистики уменьшилась на 60%
Минимизированы ошибки при подаче клиенту тарифа
Сокращение оттока клиентов на 20%
100%-ая прозрачность для руководства и менеджера по всем процессам согласования
Интересно?
Оставляйте контакты!
— Бесплатные Сайты и CRM.