Кейс
Автоматизация работы с мероприятиями в «Парк Культуры»
О кейсе
Мы рассмотрим автоматизацию в компании «Парк Культуры», которая часто проводит различные мероприятия.
Раньше сотрудник вручную создавал каждую задачу, а потом часами искал, кто сможет её выполнить — обзванивал коллег, писал в чаты, спрашивал «кто свободен?». Руководителю приходилось просматривать множество каналов связи, чтобы понять, кто и что делает.
Всё это убивало инициативу, съедало рабочее время и разрывало коммуникацию.
Но есть решение - автоматизация задач с помощью роботов и ботов в Битрикс24.
Покажем как это работает.
Задание
- Убрать ручное создание задач по каждому мероприятию
- Убрать ручной поиск исполнителя задач среди сотрудников
- Автоматически запускать бизнес-процесс по каждому мероприятию
- Сделать задачу доступной для любого сотрудника отдела
- Автоматически фиксировать ответственного по задаче
- Централизировать коммуникацию и контроль
Как реализовано
1. Структурированный подход
Сотрудник или руководитель заходит на портал, видит план мероприятий и создаёт конкретное событие, указывая его тип.
В зависимости от выбранного типа, робот автоматически запускает соответствующий бизнес-процесс, который мгновенно создает задачи для команды.
2. Передача задачи свободному сотруднику
Если для задачи неважно, кто именно из отдела её выполнит, она ставится на бота в отделе.
Любой сотрудник, у кого есть время, просто начинает выполнение — система автоматически меняет ответственного с бота на него.
3. Оповещение и закрытие
Бот автоматически оповещает проект о новой задаче.
После выполнения сотрудник закрывает задачу, и бизнес-процесс фиксирует результат.
Что по итогу?
Все видят, какие мероприятия планируются и в работе
Вся информация хранится в Битрикс24. Руководителю больше не нужно собирать данные из множества чатов.
Не создают задачи вручную
Робот сам создаёт задачи по типу мероприятия. Экономия времени на каждом элементе — от 10 минут.
Не ищут, кто из сотрудников свободен
Задача доступна всем в отделе. Берёт тот, у кого есть время. Никаких чатов, звонков и «кто возьмёт?».
Задачи не висят без ответственного
Бот держит задачу до момента, пока кто-то не начнёт выполнение. Ответственный появляется автоматически.
Всё общение внутри Битрикс24
Вся коммуникация по задачам прозрачна и остаётся в системе. Ничего не теряется в мессенджерах и электронной почте.
Нужна автоматизация задач?
Оставляйте контакты!
— Бесплатные Сайты и CRM.