Смешение мероприятий по разным зонам парка
— мероприятия по 5 зонам парка ведутся в одном календаре, из-за чего невозможно отфильтровать задачи по локации, оценить загрузку конкретной зоны
Кейс
Как Битрикс24 навел порядок в работе с мероприятиями
О заказчике
«Парк Культуры» в Ставрополе — это современное общественное пространство, которое организует самые разные события: от фестивалей и концертов до семейных форумов и культурно-массовых мероприятий.
В нем проводится более 20 мероприятий в неделю на площади 6000 м², которые посещают 15 000 человек, а соцсети ежемесячно охватывают 20 000+ аккаунтов.
Краткое резюме:
Компания автоматизировала управление мероприятиями в Битрикс24. Результат — задачи создаются автоматически по шаблонам, исполнители назначаются через механизм «кто первый взял», все коммуникации и статусы видны в единой системе. Исключен хаос в общении и ручное планирование, сотрудники работают с телефонов.
Проблемы бизнеса:
Многообразие шаблонов
— из-за большого количества шаблонов мероприятий сотрудникам приходится держать в голове уникальный набор задач для каждого типа
Человеческий фактор
— удержание всех шаблонов в голове приводит к тому, что часть задач неизбежно забывается или теряется.
Ручное создание задач
— на каждое мероприятие задачи на различные отделы создавались вручную, тратя до 5-10 минут на каждую задачу.
сложность контроля
— непонятно, как контролировать выполнение ежедневных рутинных операций
Хаотичный поиск исполнителя
— руководитель обзванивал сотрудников, писал в общие чаты («кто свободен?»), терял время.
отсутствие прозрачности для руководителя
— невозможно было быстро понять, на какой стадии находится подготовка к мероприятию, кто чем занят, какие задачи просрочены.
Но есть решение - Битрикс24!
Задание
- Объединить управление всеми мероприятиями в Битрикс24
- Перевести всё общение по мероприятиям внутрь Битрикс24
- Исключить ручное создание задач — использовать готовые шаблоны бизнес-процессов для мероприятий
- Обеспечить сквозной контроль подготовки и проведения мероприятий
- Автоматизировать ежедневные рутинные операции (открытие / закрытие площадки и т.д).
Как реализовано
1. Единая среда для планирования мероприятий
Вся информация о мероприятиях теперь находится внутри Битрикс24.
Руководитель и сотрудники видят актуальный план мероприятий в одном окне
2. отдельный календарь для каждой зоны парка
Для каждой из 5 зон парка создан свой календарь мероприятий.
Теперь мероприятия четко привязаны к локации, их легко фильтровать, а руководитель видит загрузку каждой зоны в отдельности
3. Шаблоны задач под каждый тип мероприятия
Для каждого типа мероприятия настроен свой набор задач — система автоматически подставляет нужный шаблон
4. Автоматическое создание задач по мероприятию
При создании мероприятия с указанием типа, даты и времени Битрикс24 автоматически запускает бизнес-процесс и мгновенно ставит задачи отделам (сцена, звук, охрана).
5. Свободное взятие задачи
Любой сотрудник отдела, у кого есть время, начинает выполнение задачи.
Далее Битрикс24 сам назначает исполнителя через механизм «кто первый взял».
6. Оповещение и контроль
Руководитель видит в реальном времени, кто что делает.
7. Вся коммуникация внутри Битрикс24
Обсуждения по задачам и мероприятиям ведутся прямо в мессенджере Битрикс24.
8. Работа через мобильное приложение
Сотрудники свободно перемещаются по территории парка, оставаясь на связи с задачами — вся работа управляется прямо с телефона.
Что по итогу?
Прозрачный план мероприятий
Все мероприятия ведутся в Битрикс24. Руководитель видит полную картину: даты, статусы подготовки, загруженность сотрудников и текущие задачи по каждому событию
Четкое разделение по зонам парка
Мероприятия распределены по отдельным календарям каждой зоны. Руководитель видит загрузку конкретной локации, может быстро оценить ситуацию по каждой зоне и избежать путаницы при планировании.
Для каждого типа мероприятия — свой набор задач
Система автоматически подставляет нужный шаблон в зависимости от типа события. Исключён человеческий фактор: ничего не забывается и не требует ручного ввода
Автоматизация создания задач
Как только руководитель создаёт мероприятие, Битрикс24 мгновенно запускает бизнес-процесс и ставит задачи всем отделам. Экономия на каждой задаче — до 10 минут
Исчез хаос в коммуникации
Обсуждения, уточнения и отчеты остаются в Битрикс24, а не теряются в мессенджерах или голосовых каналах
Мобильный доступ
Сотрудники парка получают и закрывают задачи на ходу прямо с мобильного приложения, где бы они ни находились
Нужна автоматизация задач?
Оставляйте контакты!
— Бесплатные Сайты и CRM.