Ручное создание задач
— на каждое мероприятие задачи на различные отделы создавались вручную, тратя до 5-10 минут на каждую задачу.
Кейс
Как Битрикс24 навел порядок в работе с мероприятиями
О заказчике
«Парк Культуры» в Ставрополе — это современное общественное пространство, которое организует самые разные события: от фестивалей и концертов до семейных форумов и культурно-массовых мероприятий.
В нем проводится более 20 мероприятий в неделю на площади 6000 м², которые посещают 15 000 человек, а соцсети ежемесячно охватывают 20 000+ аккаунтов.
Проблемы бизнеса:
Хаотичный поиск исполнителя
— руководитель обзванивал сотрудников, писал в общие чаты («кто свободен?»), терял время.
отсутствие прозрачности для руководителя
— невозможно было быстро понять, на какой стадии находится подготовка к мероприятию, кто чем занят, какие задачи просрочены.
Потеря контекста в коммуникации
— обсуждения велись в разных каналах (WhatsApp, Telegram, устно), из-за чего важные детали терялись.
Но есть решение - Битрикс24!
Задание
- Объединить управление всеми мероприятиями в Битрикс24
- Перевести всё общение по мероприятиям внутрь Битрикс24
- Исключить ручное создание задач — использовать готовые шаблоны бизнес-процессов для мероприятий
- Обеспечить сквозной контроль подготовки и проведения мероприятий
- Автоматизировать ежедневные рутинные операции (открытие / закрытие площадки и т.д).
Как реализовано
1. Единая среда для планирования мероприятий
Вся информация о мероприятиях теперь находится внутри Битрикс24.
Руководитель и сотрудники видят актуальный план мероприятий в одном окне
2. Автоматическое создание задач по мероприятию
При создании мероприятия с указанием типа, даты и времени Битрикс24 автоматически запускает бизнес-процесс и мгновенно ставит задачи отделам (сцена, звук, охрана).
3. Свободное взятие задачи
Любой сотрудник отдела, у кого есть время, начинает выполнение задачи.
Далее Битрикс24 сам назначает исполнителя через механизм «кто первый взял».
4. Оповещение и контроль
Руководитель видит в реальном времени, кто что делает.
5. Вся коммуникация внутри Битрикс24
Обсуждения по задачам и мероприятиям ведутся прямо в мессенджере Битрикс24. Никаких больше сторонних мессенджеров, контекст всегда под рукой.
6. Работа через мобильное приложение
Сотрудники свободно перемещаются по территории парка, оставаясь на связи с задачами — вся работа управляется прямо с телефона.
Что по итогу?
Все видят, какие мероприятия планируются и в работе
Все мероприятия ведутся в Битрикс24. Руководитель видит весь календарь мероприятий, статус задач и их выполнение
Автоматическое создание задач
Битрикс24 сам создаёт задачи по типу мероприятия. Экономия времени на каждой задаче — от 10 минут
Исчез хаос в коммуникации
Вся коммуникация остаётся в системе. Ничего не теряется в мессенджерах, электронной почте и так далее
Мобильный доступ
Сотрудники на ходу получают и закрывают задачи прямо с телефона, где бы они ни находились
Нужна автоматизация задач?
Оставляйте контакты!
— Бесплатные Сайты и CRM.