Кейс
Согласование отсутствия на рабочем месте
О кейсе
«А где Иванов?» — этот вопрос исчезнет из офиса навсегда
Сотрудник ушёл в отпуск, на больничный или отлучился на пару часов — задачи висят, клиенты ждут, процессы тормозят.
Теперь любое отсутствие (от часа до месяца) проходит через смарт-процесс в Bitrix24: всё согласовывается в 2 клика, все в курсе об отсутствиях.
Краткое резюме:
Компания с 85 сотрудниками внедрила смарт-процесс согласования отсутствий в Bitrix24. Результат — все запросы на отпуска, больничные и отгулы теперь в единой форме с уведомлениями и графиком, время обработки сократилось с 5 часов до 15 минут, а контроль повысился на 100%.
Задание
- Нет единой системы оповещения — сотрудники уходили в отпуск или на больничный, а коллеги узнавали об этом спустя время или когда задача просрочена.
- Краткосрочные отсутствия игнорировались, но именно они чаще всего и ломали операционные процессы (например, логист уехал на пару часов — и процесс доставки остановился).
- HR и бухгалтерия не всегда получали данные об отсутствиях, из-за чего нарушалась точность табеля и расчёта зарплаты.
Как реализовано
В Битрикс24 настроен единый процесс, доступный каждому сотруднику в компании:
- Сотрудник указывает информацию об отсутствии и оставляет комментарий для руководителя.
- Руководитель получает запрос и за пару кликов согласовывает или отклоняет. В случае отказа — пишет комментарий.
- Если всё согласовано — система автоматически:
✔️ фиксирует отсутствие в графике отсутствий,
✔️ отправляет персонализированные уведомления (например, логисту — о том, что водитель будет недоступен),
✔️ создаёт задачи для HR и бухгалтерии,
✔️ за час до начала отсутствия публикует в общий чат и/или ленту новостей сообщение об отсутствии.
Что по итогу?
Все видят отсутствия
Коллеги мгновенно узнают об отсутствиях через чат, ленту, уведомления или обязательное ознакомление (бухгалтерия — о 1С-нике, производство — о дизайнере).
Единая форма
запускается из мобильного приложения за 30 секунд — никаких чатов, звонков или "на словах".
Автоматическое отражение в системе
Статус "отсутствует" сразу в профиле и графике отсутствий.
Аналитика по отсутствиям
Фиксация каждого случая (кто, когда, причина, время согласования) = выявление аномалий за минуты (частые отпуска или задержки руководителей).
Гибкость
Многоуровневое согласование для ключевых ролей с доп. ответственными
Хотите, чтобы отсутствие сотрудника не сбивало процессы?
Оставляйте контакты!
— Бесплатные Сайты и CRM.