Кейс
Как перенести отпуска, отгулы и больничные из чатов в Битрикс24
О кейсе
Любая компания регулярно сталкивается с отпусками, больничными и краткими отлучками сотрудников. Если отсутствия не согласованы и не зафиксированы, задачи зависают, клиенты ждут, а руководители узнают о проблеме в последний момент.
С такой проблемой сталкиваются не только HR-службы. В event-компаниях и на площадках с насыщенным графиком мероприятий важно координировать работу команд, а ИТ-службам — не терять обращения сотрудников.
Поэтому требовалось настроить в Битрикс24 понятный процесс согласования отсутствий, чтобы любые отгулы, отпуска и больничные проходили через единую форму, автоматически сообщались коллегам и отражались в графике отсутствий.
Краткое резюме:
Компания с 85 сотрудниками настроила в Битрикс24 процесс согласования отсутствий. Теперь все запросы на отпуска, больничные и отгулы оформляются в единой форме, автоматически попадают в график и сопровождаются уведомлениями для коллег.
Время согласования сократилось с 5 часов до 15 минут, а контроль по отсутствиям стал прозрачным и управляемым.
Проблемы заказчика
Задание
- Настроить единый процесс согласования отсутствий для отпусков, больничных и краткосрочных отлучек.
- Сделать так, чтобы сотрудник мог быстро подать запрос и указать причину отсутствия.
- Обеспечить автоматическое согласование или отклонение со стороны руководителя с фиксацией комментария.
- Автоматически уведомлять коллег, HR и бухгалтерию и отражать отсутствие в общем графике.
Как реализовано
1. Единая форма запроса
В Битрикс24 сотрудник оформляет отсутствие через одну форму: указывает тип, даты, длительность и комментарий для руководителя.
Запрос можно отправить как с компьютера, так и с телефона.
2. Согласование и уведомления
Руководитель получает запрос и в несколько кликов согласует или отклоняет отсутствие.
После подтверждения система автоматически отправляет уведомления коллегам и публикует сообщение в ленте или общем чате.
3. Фиксация в системе и передача данных
Согласованное отсутствие автоматически отражается в профиле сотрудника и графике отсутствий, а также передаётся в HR и бухгалтерию, чтобы данные оставались актуальными и ничего не терялось.
Что по итогу?
Контроль отсутствий стал прозрачным
Руководители и сотрудники видят, кто и когда будет отсутствовать, а согласование можно оформить прямо с телефона без лишних переписок и звонков.
Согласование стало быстрее в 20 раз
Время обработки запроса сократилось с 5 часов до 15 минут. Сотрудник быстрее получает решение, а руководитель не тратит время на поиск сообщений и ручные уточнения.
Коллеги узнают об отсутствии заранее
После согласования система автоматически отправляет уведомления и публикует сообщение в ленте или общем чате, чтобы команда успела подстроить работу.
Данные сразу попадают в систему
Отсутствие мгновенно отражается в профиле сотрудника и в графике отсутствий, поэтому вся информация остаётся актуальной и собранной в одном месте.
HR и бухгалтерия получают информацию без задержек
Система автоматически передаёт данные ответственным сотрудникам, что помогает точнее вести учёт и не терять важные детали.
Удобно для всей компании
Процесс работает одинаково удобно и для сотрудников, и для руководителей: запрос, согласование, уведомления и фиксация статуса происходят в одном сценарии.
Хотите, чтобы отсутствие сотрудника не сбивало процессы?
Оставляйте контакты!
— Бесплатные Сайты и CRM.